Getting Things Done

Hast du manchmal das Gefühl nicht produktiv zu sein?
Und willst du mal etwas zu Ende bringen?

So hat mich die Werbung für Getting Thing Done von David Allen erwischt. Ich dachte, das werde ich lesen, denn beides trifft auf mich drauf zu. Gleich vorweg, das wird keine Buchvorstellung, ich will euch hier die Methode erklären. Und im Fazit aufzeigen, für wen ich diese Methode für gut und für wen ungeeignet halte.

Im Deutschen heißt das Buch Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag. Auf Deutsch habe ich es auch gelesen.

Fünf Schritte reichen aus

Die Idee ist sehr simpel und beruht darauf alles aus deinem Kopf zu verbannen, das dich ablenkt, damit du produktiv arbeiten kannst. Folgende fünf Schritte sind dabei die Grundlage:

  1. Alles Sammeln ohne groß über den Punkt nachdenken. Nachdenken kommt später.
  2. Erst jetzt wird deine riesen Liste verarbeitet. Wie das geht schreibe ich weiter unten.
  3. Auch weiter unten fasse ich das zusammen mit dem Organisieren. Bei dem alles in entsprechende Listen eingetragen wird.
  4. Regelmäßiges Kontrollieren sorgt dafür, dass du immer einen nächsten Schritt gehen kannst.
  5. Eine Arbeit zu tun ist der wichtige Schritt, um immer vorwärts zu kommen.

Insgesamt wird viel mit verschiedenen Listen gearbeitet. Die in festen Abständen untersucht, ausgemistet werden und aus denen dann nächste Schritte abgeleitet werden.

Sammeln

Leg dir einen Ordner an oder eine Box zu oder nutze einfach alles, was du hast. Wichtig ist, dass du, wenn du einen Gedanken hast, diesen sofort notieren kannst und dieser so aus deinem Kopf verbannt ist. Das funktioniert bei mir sehr gut und allein das hilft schon einmal eienne freien Kopf zu bekommen, was super wichtig zum arbeiten ist.

Verarbeiten und Organisieren

Hier gibt es eine Menge Fragen, die alle das Organisieren erleichtern sollen. Ich werde das so simpel wie möglich halten, damit du später einfach die Fragen als Grundlage nehmen kannst, um schneller sein zu können.

Nimm dir jeden Punkt aus deiner Sammelliste einzeln vor, am besten an einem festen Tag und festen Zeit in der Woche und gehe die folgenden Fargen durch.

Frage: Muss ich was für diesen Punkt tun?

Nein:

  • Wenn der Punkt nicht mehr wichtig ist, dann weg damit.
  • Ich muss später was tun, dann gehts unten weiter.
  • Ich brauche mehr Input dazu. Dann gehts auch unten weiter.

Ja:

  • Wenn das was ich tun muss weniger als zwei Minuten dauert, dann mach erledige es genau jetzt.
  • Falls es länger dauert: Bin ich die richtige Person für den Job?
    • Nein, dann gibt es der richtigen Person.
    • Ja, dann mach die Aufgabe später, wie das geht liest du unten

So, jetzt sind alle Punkte weg, die nicht mehr wichtig sind und die du sofort erledigen kannst. Jetzt kommen die Listen dran.

Die Punkte verschieben

Hier gibt es verschiedene Kriterien, die du abfragt, um deine Aufgaben/Punkte zu organisieren.

  • Brauchst du mehr als einen Schritt, um das Orgebnis zu erreichen, dann verschieb den Punkt in die Projektliste.
  • Brauchst du nur einen Schritt und
    • kannst es aber deligieren, dann verschieb den Punkt auf die Warten-Auf-Liste
    • kannst es ohne Abhängigkeiten erledigen, dauert aber länger als zwei Minuten, dann verschieb den Punkt in die Nächste-Schritte-Liste
    • ist aber an einen Termin gebunden, dann schreib ihn in den Terminkalender.
  • Brauchst du keine Aktion
    • aber es könnte später relevant werden, dann verschieb es auf die Später-Vielleicht-Liste.
    • aber der Punkt könnte für später eine wichtige Information sein, dann speicher ihn als Referenzmaterial.

Kontrollieren

Jetzt hast du mehrere Listen: Projektliste, Warten-Auf-Liste, Nächste-Schritte-Liste, Terminkalender, Später-Vielleicht-Liste, Referenzmaterial.

Kontrollieren solltest du deine Listen auch einmal die Woche, bei manchen kann es auch ein längerer Abstand sein. Kürzer macht keinen Sinn, denn du sollst ja produktiver werden und nicht mehr kontrollieren.

Die einfachsten Listen sind die Nächste-Schritte-Liste, der Terminkalender und das Referenzmaterial. Diese brauchen sicher am wenigsten Erklärung, der Terminkalender sagt, wann was gemacht werden muss. Das Referenzmaterial holst du erst wieder hervor, wenn es wichtig wird und aus den nächsten Schritten machst du einfach das, was notwendig ist.

Ist ein Task abgearbeitet, dann verschwindet er aus deinem System.

Die Warten-Auf-Liste ist auch recht einfach, du sollest nur daran denken, regelmäßig nachzuschauen, ob du die Info von der jeweiligen Person hast. Falls nicht, dann hast du sofort einen neuen Task für deine Nächste-Schritte-Liste: Nachhaken.

Die Später-Vielleicht-Liste sollte regelmäßig überprüft und gefiltert werden. Insbesondere, ob einige Task einfach nicht mehr notwendig sind. Dann weg damit.

Am interessantesten ist noch die Projektliste. Hier sind jetzt alle Punkte, die mehr als einen Schritt erfordern.

Projektliste

Wenn du nur wenige Schritte mehr brauchst, dann weiß man meist, was zu tun ist. Hier werde ich auf große Punkte eingehen. Darunter fällt z.B. der Punkt „Ich will Keynote Speaker werden.

David Allen gibt hier den Tipp sich auf sein Bauchgefühl zu verlassen gibt aber einige Punkte vor, durch die man sein Projekt leiten kann:

  • Was ist der Zweck?
  • Was sind meine Grundsätze bei diesem Projekt?
  • Bei eine Brainstorming werden alle Ideen gesammelt
  • und anschließend in eine Reihenfolge gebracht.
  • Jetzt ist man bereit für ganz konkrete Schritte.

In Tun kommen

Ich habe es schon kurz oben erwähnt. Auf deiner Nächste-Schritte-Liste hast du immer etwas, das du konkret tun kannst. Auch dein Terminkalender beinhaltet konrete Handlungsanweisungen. Wenn du jetz konsquent daran arbeitest, diese auch zu tun. So wird du mit Geduld auch dein Ziel erreichen.

Fazit

Die Methode die David Allen hier beschreibt, ist sehr pragmatisch und eher für geeignet, wenn du durch Kontrolle und Disziplin dein Ziel erreichen willst. Für andere, die damit absolut nix anfangen können, könnte es sehr schwierig werden. Die Methode an sich funktioniert aber sehr gut. Und allein das Sammeln kann einen schon den Kopf frei halten.

Bücher Kaufen

Hier findet ihr die Bücher auf Amazon. Ich empfehle euch die englische Version, weil die um einiges besser geschrieben sein soll. Ich habe die Deutsche gelesen, die es manchmal etwas langatmig.

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